وحدة المشتريات

هي الوحدة التنظيمية المسؤولة عن توفير احتياجات العمادة للأصناف المختلفة من المواد في الوقت المناسب و السعر المناسب والجودة المقبولة , ويتم توفير المواد من عدة جهات ووفقا للوائح و النظم المعمول بها في الجامعة.

  المهام التفصيلية لوحدة المشتريات :

 1-  تدقيق و مراجعة بيانات طلبات الشراء الموجهة من الأقسام للتأكد من استيفائها قبل البدء في الإجراءات النظامية.

2-  قيد طلبات الشراء في سجلات عن طريق إدخال البيانات في الحاسب الآلي.

3-  مراعاة أحكام لائحة الشراء المعمول بها في الجامعة و الإجراءات النظامية الأخرى المتبعة عند مباشرة الاختصاصات و المسؤوليات المناطة بهم.

4-  الاتصال بالموردين عن طريق إعداد مخاطبات للموردين و تلقي عروضهم و دراستها و مقارنتها و التأكد من مواصفات المواد و مطابقتها مع المواصفات المدونة في طلب الشراء.

5-  جلب عينات من الأصناف المراد شراؤها من السوق المحلية لمعاينتها مع جهة الطلب قبل البت في الشراء.

6-  إصدار أوامر الشراء والتأكد من تدوين البيانات المطابقة للمواد المطلوبة.

7-  متابعة وصول الأصناف و التأكد من مطابقتها للمواصفات المدونة في أمر الشراء بالتنسيق مع قسم المستودعات و جهة الطلب.

8-  متابعة التوريد بشأن الطلبات المتأخرة.

9-  المتابعة مع قسم المستودعات بشأن إصدار سندات الإدخال الخاصة بالمواد المستلمة و العمل على تسديد فواتير الموردين في الوقت المناسب.

10-  حفظ مستندات طلبات الشراء في الملفات بطريقة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة.

11-  الاحتفاظ بسجلات/ملفات في الحاسب الآلي عن مشتريات العمادة و عن الموردين و الأسعار و الأصناف التي يتم التعامل فيها.

12-  إعداد التقارير الدورية عن مشتريات العمادة.